Transfert du siège et dépôt des fonds de la Société des Études à la Médiathèque du Saint-Gaudinois

Depuis de longues années déjà, les autorités de la ville de Saint-Gaudens, relayées plus tard par la Communauté de Communes du Saint-Gaudinois, ont défini un projet de centre culturel à l’échelle de la ville sinon même du Comminges, regroupant plusieurs activités en un même lieu, moderne et ouvert plus largement au public. Un espace a été retenu à cet effet sur le boulevard Bepmale, face au Pyrénées. Il va accueillir trois entités anciennes dans la ville : la bibliothèque municipale, le conservatoire et Ecole de Musique, et la Société des Etudes du Comminges, sa bibliothèque et son siège social.

La SEC a manifesté de longue date son intérêt pour ce projet que la Communauté de Communes du Saint-Gaudinois, porteuse actuelle de la réalisation sous l’égide de son président, Jean-Raymond Lépinay, maire de Saint-Gaudens, définit comme un pôle social et culturel structurant, ouvert à l’interdisciplinarité, aux techniques actuelles de la communication – la mise en réseau de l’institution – susceptible de constituer en fin de compte un lieu de mémoire pour nos pays pyrénéens par les activités et manifestations qui pourront s’y produire.

Le président actuel comme son prédécesseur, Me Gérard Rivère, tous deux en accord avec le Conseil d’administration de la SEC, ont été sensibles aux perspectives ouvertes par ce projet car il pouvait offrir à la Société, aux Commingeois, aux chercheurs et aux curieux de la culture locale, un accès plus important à un fonds d’ouvrages constitué depuis plus d’un siècle dans nos locaux et comportant des éléments de grande valeur pour le patrimoine commingeois. Ainsi l’année 2013 a été celle de la concrétisation d’un projet pleinement réalisé depuis quelques semaines par le déplacement de nos fonds et de notre siège dans les locaux de la Médiathèque.

A cet effet nous avons mis au point par des discussions avec les instances de la CCS-G, une « Convention de partenariat et de dépôt de fonds » prévoyant transfert de notre fonds documentaire et de nos activités dans les locaux de la Médiathèque, convention établie pour une durée de 10 ans, renouvelable par tacite reconduction. Voici les principaux attendus de la convention :

– Dépôt gratuit d’un fonds d’ouvrages et autres documents, clairement identifiés SEC dans le catalogage interne de la Médiathèque, qui restent la propriété pleine et entière de la Société des Etudes Comminges.

– Accueil de ce dépôt et du siège social de la SEC dans un espace à l’intérieur de la Médiathèque, clairement identifié et signalisé comme étant un espace Société des Etudes du Comminges.

– Obligation pour le dépositaire de gérer quotidiennement cet espace, c’est-à-dire : donner accès à cet espace spécifique, aux ouvrages qui y seront entreposés et accessibles au public, selon les règles d’ouverture de la Médiathèque et par son personnel chargé de la protection et de la conservation des volumes entreposés sur les rayonnages et, pour les plus précieux non accessibles en libre service, sur demande expresse de celui qui souhaite les consulter.

– Accueil dans la Médiathèque du siège social de la SEC, avec espace réservé pour l’administration de la Société, avec possibilité d’y tenir les réunions statutaires et celle d’accueillir les manifestations organisées par la SEC.

– Libre accès pour les membres de la SEC – disposant d’une carte d’adhérent SEC – à l’ensemble des fonds documentaires de la Médiathèque.
La convention prévoit aussi les modalités de transfert des fonds vers les nouveaux locaux – inventaire, catalogage, étiquetage, identification SEC, protection magnétique – les modalités de conservation et d’entretien des ouvrages, les modalités d’accroissement du dépôt en concertation avec les instances responsables de la Médiathèque.

Elle prévoit enfin la possibilité de résiliation de la convention selon des modalités précises, et en cas de dissolution de la SEC ou de cession par la SEC de tout ou partie des fonds, elle prévoit un droit de préférence –cession à titre gratuit – ou de préemption – cession à titre onéreux en faveur de la CCS-G, avec clause d’inaliénabilité et d’imprescriptibilité des biens relevant du domaine public – documents et ouvrages anciens, rares et précieux légués ou vendus par la SEC.

La Société des Etudes du Comminges a approuvé cette convention à l’unanimité dans sa séance en Conseil d’administration du 7 septembre 2013.